Configurer rapidement votre out-of-office juste avant vos congés ? C'est généralement l'une des dernières choses auxquelles vous pensez. Même chose pour vos collègues... Certains messages d'absence sont si sérieux qu’on n’a pas vraiment envie de les lire.
Avec ce petit texte, vous avez la possibilité de vous démarquer. Dans ce blog, nous vous partageons des conseils pratiques et de chouettes exemples. Ils vous permettront de vous distinguer, même en votre absence.
La formule standard « Je suis absent jusqu'au... » fait le job, mais ne marque pas les esprits. Pour vous faciliter la vie, nous avons rassemblé une série de conseils et d'exemples concrets pour vous aider à rédiger un out-of-office qui sort de l'ordinaire.
Un bon out-of-office remplit trois fonctions :
Mais un out-of-office personnalisé est encore plus percutant, qui reflète votre personnalité. Êtes-vous quelqu'un qui déconnecte facilement ou qui fixe clairement ses limites ? Travaillez-vous de manière stricte et professionnelle ou plutôt de manière souple et légère ? Un OOO original vous permet de vous distinguer et de marquer les esprits.
1. Soyez bref mais complet
Indiquez de quand à quand vous serez absent, si vous allez lire vos e-mails et qui on peut contacter en cas de questions urgentes. Précisez également ce que vous entendez par « urgent ».
2. Indiquez clairement qui est votre back-up
Veuillez indiquer son nom, son adresse e-mail et son numéro de téléphone s'il y a lieu. Convenez suffisamment à l'avance de la disponibilité de cette personne et informez-la à temps de la durée de votre absence.
3. Adaptez votre ton à votre lecteur
Pour les collègues, vous pouvez sans problème rédiger un message un peu léger. Les clients sont plus susceptibles de s'attendre à quelque chose de professionnel, mais pas besoin d’être trop sérieux pour autant.
1. Ludique et clair
« Vous avez probablement pensé : « En voilà un qui réagit rapidement ».
Eh non, je suis out-of-office.
Non non, je ne suis même pas « un peu disponible » Cette semaine, je n’utiliserai mon téléphone que pour mes photos de vacances.
Je serai de retour le mardi 22 juillet. Une urgence ? N'hésitez pas à envoyer un e-mail à ma collègue An à l'adresse [e-mail].
Cordialement,
Dimitri »
Ce message est court, clair et complet. Il indique la période d'absence, mentionne le back-up et signale sur un ton léger que l'expéditeur est hors ligne pendant un certain temps.
2. Court, léger, direct
Les gens regardent déjà des écrans toute la journée. Personne n’a envie de lire un message plat et ennuyeux. Faites donc en sorte que votre out-of-office soit court, clair et agréable à lire. Quelque chose du style :
« Bonjour,
Vous êtes bien sur la boîte de réception de [nom]. Votre e-mail restera en sécurité ici jusqu'à mon retour.
Où je me trouve ? À Florence.
Je ne prends aucune décision pour l'instant. Uniquement en ce qui concerne les pizzas ou les pâtes.
De retour le 4 novembre.
Vous avez un message urgent à transmettre ? Envoyez un e-mail à [collègue] à l’adresse [adresse e-mail]. Cordialement »
3. Ajoutez une note dramatique
Parfois, on peut se permettre d’être un peu moins sérieux. Surtout quand on ne s’adresse qu'à ses collègues. N'hésitez pas à faire preuve d'une plus grande créativité pour votre out-of-office. Vous pouvez ajouter une note dramatique ou un peu de fantaisie, tant que le message reste clair.
Exemple :
« Je suis actuellement en mission à Bali. Avec quelques compagnons, j'affronte les esprits du soleil et la mousson.
Objectif : trouver un peu de repos dans la jungle, les temples et sur les transats.
Si tout va bien (et si j'ai bu suffisamment d'eau de coco), je serai de retour le 19 août. En attendant, vous pouvez contacter [nom], qui est courageusement resté à la maison »
À bientôt, j'espère. »
Il est préférable de n'utiliser cet exemple qu'en interne, et non avec les clients. Le professionnalisme doit être de mise avec ces derniers. Une touche d'humour est possible, mais c'est un peu excessif pour un usage externe. Par ailleurs, la plupart des outils de gestion d’e-mails permettent de définir une version distincte pour les personnes internes ou externes à votre organisation. Vous pouvez ainsi adapter votre ton à la personne à qui vous envoyez l’e-mail.
4. Citation inspirante en guise d'introduction
Attirez l'attention en utilisant une citation appropriée en guise d'introduction. Par exemple :
« Le monde est un livre, et ceux qui ne voyagent pas n'en lisent qu'une page » –saint Augustin
Je suis parti à l'aventure à Tenerife et ne suis donc pas joignable. Pour les questions urgentes, veuillez contacter : [nom + e-mail]. Je vous répondrai dès mon retour le [date].
5. Quelques phrases que vous pouvez utiliser
« Mauvaise nouvelle : je suis out-of-office. Bonne nouvelle : je suis out-of-office. »
« Pas de panique, mon collègue est disponible pour vous aider. Peut-être que ChatGPT aussi. »
« Je profite actuellement de ma crise de la vingtaine. Veuillez réessayer après le [date]. »
« Je suis temporairement en mode avion dans les Caraïbes. De retour le [date]. »
En panne d'inspiration ? ChatGPT vous aidera sans problème à écrire un chouette out-of-office. Nous avons déjà préparé un prompt que vous pouvez simplement copier-coller dans ChatGPT :
« Rédigez un out-of-office amical, clair et créatif qui commence par une citation inspirante ou une introduction amusante, expliquez que je suis temporairement absent (en vacances), indiquez quand je serai de retour et si je lirai ou non mes e-mails, et mentionnez une ou deux personnes de contact pour les questions urgentes. Le message doit être léger et accessible, mais rester professionnel.
Nous avons déjà fait le test pour vous :
« Je suis en train de recharger les batteries – pas celles de mon ordinateur... mes batteries à moi !
Je suis en vacances jusqu'au mardi 22 juillet. Pendant cette période, je ne lirai pas mes mails.
Une urgence ? Envoyez un e-mail à Els (RH) à l'adresse els@accentjobs.be ou à Tom (clients) à l'adresse tom@accentjobs.be.
À bientôt, avec les batteries rechargées, en forme pour la reprise. »
Un out-of-office ne doit pas forcément être ennuyeux. C'est l’occasion de montrer votre style, votre ton et vos limites. Restez simple et clair, et osez y mettre un peu de vous-même.
