accent logo

Vacature Administratief medewerker

(M/V/X)

Locatie

Kortrijk , West-Vlaanderen

Loon

2493,20 - 4038,80 / maand

Type contract

Tijdelijk

Werktijden

Voltijds

Tijdsregeling

Dagwerk

Laatst gewijzigd op

15/10/2026

Referentie

573320

Sector

Administratie
Administratief bediende

3 redenen om voor deze job te kiezen

1
Werken voor de hulpverleningszone Fluvia
2
Aangename sfeer
3
Variatie

Wat je nodig hebt

Jouw profiel

  • Je werkt nauwkeurig, secuur en hebt oog voor detail.
  • Min. een diploma secundair onderwijs (A2)
  • Je hebt aantoonbare administratieve ervaring. Je kunt deze ervaring toelichten tijdens het sollicitatiegesprek en aantonen via je cv.
  • Je hebt een goede kennis van MS Office, waaronder Word en Excel.
  • Je kunt informatie correct verwerken en administratieve gegevens zorgvuldig opvolgen.

Sollicitatieprocedure

Na een eerste kennismaking volgt een gesprek bij de klant. Tijdens dit gesprek leg je ook een korte administratieve test af om je administratieve vaardigheden en nauwkeurigheid te beoordelen.

Je loon en voordelen

Ons aanbod

  • Een bruto maandloon tussen € 2.493,20 en € 4.038,80, afhankelijk van je relevante anciënniteit.
  • Daarnaast ontvang je een standplaats- of haardvergoeding.
  • Het gaat om een tijdelijke opdracht via interim, met een opstart voorzien begin november. Zo is er voldoende tijd voor opleiding en een vlotte overdracht.
  • De opdracht loopt tot en met 31 mei 2027.
  • Je werkt voltijds in een 38-urenweek, volgens een glijdend uurrooster.
  • Een 4/5e tewerkstelling is niet mogelijk.
  • Thuiswerk is niet voorzien.

Je vakantiedagen

Op te nemen in samenspraak.

Je komt terecht op een dynamische werkvloer binnen hulpverleningszone Fluvia. Je werkt in een professionele kantooromgeving waar verschillende diensten en collega’s samenwerken binnen één organisatie die elke dag in beweging is.

Functieomschrijving

Als administratief medewerker combineer je een veelzijdige rol binnen de directies risicobeheersing en operaties. Je biedtt administratieve ondersteuning aan de directeurs, medewerkers en verschillende diensten. Je verwerkt informatie, volgt dossiers op en zorgt ervoor dat administratieve processen nauwkeurig en tijdig worden uitgevoerd.

Je werkt zelfstandig, hebt oog voor detail en weet verschillende taken en deadlines goed te organiseren. Je rechtstreekse leidinggevende is de (adjunct-)directeur risicobeheersing.

Jouw taken binnen risicobeheersing

  • Je beheert het algemene telefoonnummer en de algemene mailbox.
  • Je registreert inkomende vragen en dossiers en stuurt ze door naar de juiste dienst of persoon.
  • Je beantwoordt eenvoudige en standaardvragen of zorgt ervoor dat deze correct worden opgevolgd.
  • Je verwerkt en classificeert BPT-dossiers.
  • Je doet opzoekingswerk en structureert informatie en gegevens.
  • Je maakt verslagen en documenten op aan de hand van sjablonen.
  • Je verwerkt informatie van collega’s in bestaande documenten.
  • Je voert controles uit op preventieverslagen en checklists.
  • Je verzamelt en verwerkt informatie voor interne overlegmomenten, communicatiemomenten en kwartaalrapporteringen.
  • Je beheert de agenda van de poolwagens van de directie risicobeheersing.
  • Je houdt opleidingen en verlofplanning van de collega’s binnen de directie bij.
  • Je past bestaande documenten en sjablonen aan volgens nieuwe instructies of regelgeving.
  • Je blijft op de hoogte van de procedures, regelgeving en gebruikte tools binnen de dienst.

Jouw taken binnen operaties

  • Je biedt administratieve ondersteuning aan de directeur operaties en de clusterofficieren.
  • Je volgt administratieve opdrachten en projecten op.
  • Je beheert de poolwagenagenda en verzorgt de telefonische opvolging.
  • Je ondersteunt de clusterwerking, onder meer bij PFAS-dossiers en het opzoeken van interventieverslagen.
  • Je maakt agenda’s op, verzorgt verslaggeving en volgt overlegmomenten verder op.
  • Je staat in voor het administratieve functiebeheer van brandweermannen.
  • Je verwerkt de gevolgde opleidingsmodules en zorgt ervoor dat functiewijzigingen administratief correct worden geregistreerd.
  • Je volgt interventieverslagen op en sluit deze administratief af.
  • Je wijst stageplaatsen toe in overleg met de clusterofficieren.
  • Je controleert onkostennota’s na grootschalige interventies.
  • Je maakt de operationele planning op en houdt deze actueel.
  • Je biedt administratieve ondersteuning bij de organisatie van debriefings.
  • Je maakt rapporten op over interventiestatistieken en bezorgt deze aan de bevoegde instanties.
  • Je registreert specifieke uren van vrijwilligers.

Ondersteuning bij aanwerving en mobiliteit

Je bent ook een aanspreekpunt bij de aanwerving van vrijwillige brandweermannen. Je ondersteunt de diensten, stagiairs en postverantwoordelijken tijdens het aanwervingsproces en volgt verschillende administratieve onderdelen ervan op. Daarnaast bied je ondersteuning bij mutaties, opschortingen, ziekte en andere personeelsbewegingen.

In deze functie is nauwkeurigheid bijzonder belangrijk. Een correcte verwerking van opleidingen, functies, interventieverslagen en planningen is essentieel voor een goede administratieve en operationele werking van de hulpverleningszone.

Je komt terecht bij hulpverleningszone Fluvia, een overheidsdienst die instaat voor hulpverlening in de regio Kortrijk. Je werkt mee binnen een organisatie die een belangrijke maatschappelijke rol vervult en dagelijks klaarstaat voor de veiligheid van anderen.

Diversiteit en inclusie zijn belangrijk voor Accent. Wie, wat of hoe je ook bent of waar je voor staat, het zijn jouw talenten die het verschil maken.

Solliciteren via Accent in 3 stappen

In 3 stappen vind je de job die bij je past.

1. Toon je interesse

Klik op ‘Solliciteer nu’ en laat je naam, e-mail en telefoonnummer achter.

2. We nemen contact met je op

Een Accent-expert uit jouw vakgebied neemt contact met je op. We geven je alle nodige info en beantwoorden al je vragen. Ben je even niet bereikbaar? Dan sturen we je een berichtje.

3. Tijd voor een persoonlijke kennismaking

We nodigen je uit voor een gesprek en luisteren naar wie je bent en wat je zoekt. Zo vinden we samen een job die bij je past. Jij vertelt ons wat belangrijk is voor jou, wij doen de rest. Op zoek naar een nieuwe job? Met Accent gaat dat vlotter dan je denkt.

En laat ons het werk doen

Vul je gegevens in

Solliciteer voor de job Administratief medewerker in Kortrijk.

laden
Persoon op werkvloer