accent logo

Vacature Secretariaatsmedewerker

(M/V/X)

Locatie

Gent , Oost-Vlaanderen

Loon

2493,20 - 4038,80 / maand

Type contract

Tijdelijk

Werktijden

Voltijds

Tijdsregeling

Dagwerk

Laatst gewijzigd op

12/11/2026

Referentie

578149

Sector

Administratie
Secretaris/Secretaresse

3 redenen om voor deze job te kiezen

1
Werken voor de Provincie Oost-Vlaanderen
2
Aangename sfeer
3
Variatie

Wat je nodig hebt

Jouw profiel

  • Je beschikt over een diploma secundair onderwijs.
  • Je bent in het bezit van een blanco uittreksel uit het strafregister – model 1, document 5961sv.
  • Ervaring is niet vereist. Ervaring binnen een openbaar bestuur is een pluspunt.
  • Je kan vlot werken met Microsoft Office-toepassingen en staat open voor het aanleren van nieuwe software.
  • Je bent administratief sterk en werkt nauwkeurig, gestructureerd en ordelijk.
  • Je kan zelfstandig werken, maar functioneert ook goed binnen een team.
  • Je beschikt over goede organisatorische vaardigheden en kan op een doordachte manier prioriteiten stellen.
  • Je bent communicatief vaardig, klantgericht en werkt graag samen met collega’s.
  • Je bent flexibel en past je vlot aan nieuwe taken, systemen en werkmethodes aan.
  • Je neemt initiatief, denkt oplossingsgericht en hebt oog voor mogelijke verbeteringen.
  • Je werkt resultaatgericht en respecteert gemaakte afspraken en deadlines.
  • Je kan werken volgens vastgelegde procedures en richtlijnen.
  • Je hebt interesse in welzijn, milieu en duurzaamheid.

Belangrijke troeven

Voor deze functie zijn stiptheid, betrouwbaarheid en integriteit erg belangrijk. Je gaat zorgvuldig en professioneel om met je verantwoordelijkheden en komt gemaakte afspraken na.

Je bent sterk in samenwerken en draagt bij aan een goede teamwerking met je twee collega’s. Je communiceert open en respectvol en staat klaar om elkaar te ondersteunen.

Daarnaast kan je goed omgaan met deadlines en veranderende prioriteiten. Je behoudt het overzicht, werkt gestructureerd en zorgt ervoor dat je werk tijdig en nauwkeurig wordt afgewerkt.

Omdat je in contact kan komen met vertrouwelijke en gevoelige informatie, ga je steeds discreet en professioneel te werk. Je respecteert de geldende richtlijnen rond vertrouwelijkheid en gegevensbescherming.

Een goede start

Nieuwe medewerkers kunnen rekenen op een duidelijke en warme onboarding. Vanaf de start ontvang je de nodige informatie, richtlijnen en begeleiding om snel wegwijs te raken binnen de organisatie. Je werkt nauw samen met je collega’s en krijgt voldoende ondersteuning om je nieuwe taken, systemen en werkwijzen stap voor stap onder de knie te krijgen.

Je loon en voordelen

Ons aanbod

  • Een bruto maandloon tussen € 2.493,20 en € 4.038,80, afhankelijk van je relevante anciënniteit.
  • Daarnaast ontvang je een standplaats- of haardvergoeding en maaltijdcheques.
  • Het gaat om een tijdelijke functie van één jaar, te rekenen vanaf de indiensttreding.
  • Je werkt voltijds, gedurende 38 uur per week. Een tewerkstelling van 4/5 is bespreekbaar, al gaat de voorkeur uit naar een voltijdse tewerkstelling.
  • Je werkt met glijdende uren tussen 7.00 en 19.00 uur, wat zorgt voor een zekere flexibiliteit in je werkdag.

Je vakantiedagen

Op te nemen in samenspraak.

Je komt terecht op de dienst Welzijn, Milieu en Duurzaamheid. Je maakt deel uit van een klein en collegiaal team, samen met twee andere collega’s. De werkomgeving is persoonlijk en toegankelijk, met ruimte voor overleg, samenwerking en een open communicatie. De dienst kenmerkt zich door een aangename en betrokken sfeer, waarin collega’s elkaar ondersteunen en samen naar oplossingen zoeken.

Als administratief medewerker secretariaat ondersteun je de Interne Dienst Welzijn, Milieu en Duurzaamheid (IDWMD) van Provincie Oost-Vlaanderen. Samen met twee collega’s zorg je voor een vlotte administratieve werking van de dienst.

Taken:

  • Je biedt administratieve ondersteuning bij welzijnsrondgangen, keuringen, jaaractieplannen en andere terugkerende processen.
  • Je verwerkt arbeidsongevallen en diverse administratieve aanvragen.
  • Je registreert, verwerkt en beheert gegevens in databanken, waaronder risicoanalyses, inventarissen en instructiekaarten.
  • Je maakt actiepunten aan, volgt deze op en bezorgt overzichtslijsten aan de betrokken collega's.
  • Je communiceert meet- en analyseresultaten naar de betrokken diensten en locaties.
  • Je organiseert vergaderingen en zorgt voor de administratieve voorbereiding ervan.
  • Je brengt bestaande administratieve werkprocessen in kaart en werkt duidelijke handleidingen en werkinstructies uit.
  • Je zorgt ervoor dat procedures en documentatie overzichtelijk, toegankelijk en actueel blijven.
  • Je signaleert verbeterpunten en denkt actief mee over efficiëntere administratieve werkwijzen.
  • Je neemt stapsgewijs administratieve taken over van collega's om de continuïteit van de dienstverlening te garanderen.

Je komt terecht bij de Provincie Oost-Vlaanderen, een dynamische publieke werkgever met een brede maatschappelijke opdracht. De provincie biedt een professionele en inclusieve werkomgeving waarin samenwerking, respect en maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Je werkt mee binnen een organisatie die elke dag een positieve bijdrage wil leveren aan het welzijn en de leefbaarheid in Oost-Vlaanderen.

Diversiteit en inclusie zijn belangrijk voor Accent. Wie, wat of hoe je ook bent of waar je voor staat, het zijn jouw talenten die het verschil maken.

Solliciteren via Accent in 3 stappen

In 3 stappen vind je de job die bij je past.

1. Toon je interesse

Klik op ‘Solliciteer nu’ en laat je naam, e-mail en telefoonnummer achter.

2. We nemen contact met je op

Een Accent-expert uit jouw vakgebied neemt contact met je op. We geven je alle nodige info en beantwoorden al je vragen. Ben je even niet bereikbaar? Dan sturen we je een berichtje.

3. Tijd voor een persoonlijke kennismaking

We nodigen je uit voor een gesprek en luisteren naar wie je bent en wat je zoekt. Zo vinden we samen een job die bij je past. Jij vertelt ons wat belangrijk is voor jou, wij doen de rest. Op zoek naar een nieuwe job? Met Accent gaat dat vlotter dan je denkt.

En laat ons het werk doen

Vul je gegevens in

Solliciteer voor de job Secretariaatsmedewerker in Gent.

laden
Persoon op werkvloer