Checklist : comment vous préparer à un contrôle éclair du SIRS

Qu'est-ce qu'un contrôle éclair ? 

Le SIRS lutte contre la fraude sociale en Belgique. Tout au long de l'année, il organise des contrôles éclair annoncés à l'avance, que les services d'inspection sociale mènent sur le terrain. Le but : rappeler aux employeurs qu'ils doivent respecter la législation sociale. Ces contrôles sont donc annoncés via les partenaires sociaux et sur le site du service d'inspection. Les employeurs ont ainsi le temps de corriger d'éventuelles erreurs. 

 

Un contrôle éclair n'est pas pour autant sans conséquence. Si les inspecteurs constatent une infraction grave ou répétée, le risque est bien réel. En plus des contrôles éclair, une inspection classique et aléatoire peut aussi tomber à n'importe quel moment de l'année. Le plus sûr reste donc de suivre la législation sociale de près et d'être toujours en règle. 

 

 

Que peuvent faire les inspecteurs sociaux pendant un contrôle ? 

• Ils peuvent entrer sur le lieu de travail à tout moment. 
   
• Ils peuvent demander les documents d'identité de toutes les personnes présentes sur le lieu de travail. 
   
• Ils peuvent auditionner toutes les personnes présentes, y compris les intérimaires, les délégués syndicaux et les indépendants. Chaque audition fait l'objet d'un procès-verbal. 
   
• Ils peuvent consulter l'ensemble de votre comptabilité et de vos contrats de travail, sur papier comme en version numérique. 
   
• En cas d'infraction en matière de sécurité ou de santé, leurs compétences s'étendent. Ils peuvent alors imposer immédiatement les mesures nécessaires. Dans les cas graves, ils peuvent même faire mettre un espace de travail sous scellés. 

 

 

Quels sont vos droits d'employeur pendant un contrôle ? 

Pendant un contrôle, vous avez le droit de garder le silence. Lors d'une audition, un avocat peut vous assister. Attention : faire activement obstacle à un contrôle est interdit. Il s'agit d'une infraction pénale. 

 

 

Les documents à présenter lors d'un contrôle social 

Quel que soit votre secteur d'activité, ces documents doivent toujours être disponibles pour l'inspecteur social : 

 

• Les preuves de l'inscription de votre entreprise à la BCE, à l'ONSS et auprès d'une caisse d'assurances sociales. 
   
• Les déclarations DIMONA de tous vos collaborateurs : collaborateurs fixes, intérimaires, flexi-jobbers, étudiants jobistes et autres extras. 
   
• Le règlement de travail, avec tous les horaires et les données salariales. Certains collaborateurs dérogent à leur horaire ? Montrez comment vous enregistrez et traitez ces dérogations. 
   
• Tous les contrats de travail et leurs éventuels avenants. 
   
• L'assurance accidents du travail de votre entreprise. 

 

Selon votre secteur, d'autres documents s'ajoutent à cette liste. Sur le site du SIRS, vous trouverez une checklist pratique par secteur. L'inspecteur social peut aussi réclamer d'autres documents en cours d'enquête. Considérez donc cette checklist comme un minimum. 

 

 

Et si vous faites appel à des intérimaires ? 

Dans ce cas, le contrat conclu avec l'agence d'intérim doit être disponible. Le contrat de travail entre l'intérimaire et l'agence doit lui aussi être présent (en version numérique ou papier). 

 

Vous travaillez avec Accent ? Nous prenons en charge toute l'administration liée à vos intérimaires. Vous êtes ainsi toujours en règle. Nous gérons aussi les éventuels dossiers d'inspection qui concernent vos intérimaires. 

 

 

Et si vous employez des flexi-jobbers ? 

Il vous faut un contrat-cadre et un contrat de travail flexi-job. Vous devez aussi pouvoir prouver l'enregistrement du temps de travail. Si vos flexi-jobbers passent par une agence d'intérim, le contrat-cadre n'est plus obligatoire. 

 

Bon à savoir : avec la plateforme numérique de notre entreprise sœur Nowjobs, l'administration de vos flexi-jobbers, étudiants jobistes et travailleurs complémentaires se fait automatiquement, dans le respect des règles. Pour vous, aucun risque. 

 

 

Et si vous employez des travailleurs non belges ? 

Pour chaque collaborateur non belge détaché, un certificat A1 et une déclaration Limosa (document L1) sont obligatoires. Certains collaborateurs viennent de pays hors Union européenne ? Ils ont aussi besoin d'un permis de travail ou d'un permis unique. 

 

Vous souhaitez recruter des collaborateurs non belges ? Chez Accent, un département spécialisé vous accompagne et règle pour vous tous les documents sociaux nécessaires. Vos collaborateurs comme votre entreprise sont ainsi parfaitement protégés. 

 

 

Que se passe-t-il si l'inspecteur social constate des infractions ? 

L'inspecteur social mène l'enquête en toute autonomie : il choisit les documents à demander, les personnes à auditionner et les mesures à prendre en cas d'infraction. 

 

Selon la gravité de l'infraction, l'inspecteur social peut prendre différentes mesures : 

 

• Un avertissement : vous avez alors jusqu'à une date précise pour corriger l'infraction. 
   
• Une régularisation : il s'agit de corriger l'infraction avec effet rétroactif, généralement jusqu'à trois ans en arrière. 
   
• Un procès-verbal : réservé aux infractions graves ou répétées, il peut déboucher sur une amende, voire sur des poursuites pénales. 

 

Les mesures de l'inspecteur social vous semblent injustes ? Un recours est possible devant le tribunal du travail. 

 

 

Nos conseils pour bien vous préparer aux contrôles sociaux 

Respecter la législation sociale en permanence, c'est la meilleure façon d'être en règle, même lors d'un contrôle inopiné. Voici quelques conseils pour bien démarrer : 

 

1. Rassemblez tous les documents sociaux obligatoires dans un dossier numérique ou papier. Vous ne savez pas par où commencer ? Votre secrétariat social peut vous aider. 
    
2. Vérifiez régulièrement vos contrats de travail, vos déclarations DIMONA, votre administration salariale et vos horaires. Si certains collaborateurs dérogent à leur horaire, assurez-vous que c'est enregistré correctement. 
    
3. Prévoyez aussi les documents nécessaires pour vos intérimaires, flexi-jobbers, étudiants jobistes et travailleurs complémentaires. 
    
4. Passez au crible les documents de vos collaborateurs à temps partiel. Pour eux, l'inspecteur social vérifiera toujours si les heures prévues correspondent aux heures réellement prestées. 
    
5. Informez vos responsables d'équipe, pour qu'ils sachent comment réagir lors d'un contrôle. 
    
6. Gardez votre politique de sécurité et de bien-être à jour et veillez à son respect sur le terrain. Votre service externe de prévention et de protection au travail peut vous conseiller ou vous accompagner. 
    
7. Organisez vous-même un contrôle à blanc, avec l'œil critique d'un inspecteur social. 

 

 

Toujours en règle avec Accent 

En tant qu'employeur et entrepreneur, vous préférez vous concentrer sur l'essentiel. C'est pourquoi nous prenons en charge toute l'administration de vos intérimaires. Résultat : vous respectez toujours la législation sociale. Envie de collaborer avec nous ?