Travailler efficacement : 7 conseils de planification pour une journée de travail productive

Vous avez déjà éprouvé ce sentiment ? Il est 17 heures, vous éteignez votre ordinateur portable... et votre liste de « to do » semble plus longue que ce matin. Énervant, n'est-ce pas ? Surtout si vous avez l'impression d'avoir été occupé(e) toute la journée, mais que vous n'avez pas encore réussi à tout cocher.

Pour ceux ou celles qui travaillent dans un bureau, les délais serrés, les boîtes mail pleines et les réunions inattendues font partie du quotidien. Sans une bonne organisation, vous perdez rapidement le fil, ce qui engendre du stress et de la procrastination. Heureusement, il existe une solution à ce problème.

Ces 7 conseils vous aideront à organiser votre journée de travail de manière plus efficace, à rester concentré(e) et à accomplir plus de choses en moins de temps.

 

1. Le tableau des échéances : la base d'une bonne gestion du temps

Les échéances peuvent être stressantes si vous ne les gérez pas intelligemment. Le fait de les noter dans votre agenda vous aidera à les suivre et à savoir exactement ce qui doit être fait et à quel moment. Cela vous permet d'établir des priorités et de ne pas perdre de vue les tâches importantes.

Conseil : utilisez un code couleur pour rendre votre planification plus claire. Les tâches urgentes présentées dans une couleur vive vous permettront de ne pas les négliger.

 

2. Planification intelligente = travail intelligent

Vos échéances sont-elles hiérarchisées ? Programmez vos tâches les plus importantes aux moments où vous êtes le plus productif, par exemple le matin, et réservez les tâches moins importantes pour plus tard dans la journée. Ainsi, vous éprouverez rapidement de la satisfaction et éviterez la procrastination. Veillez à ce que votre planification soit flexible, afin de pouvoir la modifier facilement en cas d'imprévu. Vous travaillez sur un projet important ? Prévoyez également des étapes intermédiaires pour suivre vos progrès et éviter le stress de dernière minute.

 

3. De « to-do » à « done »

Maintenant que vous disposez d’une bonne planification, il est temps de passer à l'action. Commencez votre journée par une courte liste de « to-do », définissez vos priorités et tenez compte des réunions. Faites en sorte d’établir une planification réaliste, alternez les tâches et ne travaillez pas trop longtemps sur une même tâche afin de rester concentré(e) et d'éviter la monotonie.

 

4. Stay focused

Les distractions sont de véritables tueurs de productivité, en particulier dans un environnement de bureau très animé. Heureusement, vous pouvez améliorer considérablement votre concentration en procédant à quelques ajustements simples :

1. Limitez les distractions liées à votre gsm : activez le mode silencieux de votre téléphone ou mettez-le hors de portée.
2. Gardez votre bureau en ordre : commencez votre journée de travail par une petite séance de rangement pour plus de sérénité.
3. Rangez le désordre numérique : organisez vos fichiers et désactivez les notifications inutiles.
4. Programmez des moments fixes pour gérer vos e-mails : ainsi, vous ne serez pas constamment distrait(e) par de nouveaux messages.
5. Le bruit ambiant vous dérange ? Utilisez des bouchons d'oreille ou un casque anti-bruit pour mieux vous concentrer.

 

Cela vous permettra de vous concentrer au moment où vous en avez besoin, d'une manière qui vous convient.

 

5. Les pauses sont indispensables

Continuer à travailler sans pause peut sembler efficace, mais c'est le contraire qui est vrai. Le corps et l'esprit ont besoin de repos pour fonctionner de manière optimale. En faisant des pauses régulières, vous éviterez de perdre de l'énergie et vous garderez l’esprit vif tout au long de la journée.

Une courte pause vous permet de vous remettre au travail avec un regard neuf, ce qui renforce votre concentration et votre efficacité à long terme.

 

6. Cessez d'être multitâches, travaillez efficacement

Concentrez-vous sur une tâche à la fois. Le multitâche est souvent source de stress et de baisse de productivité. En vous concentrant entièrement sur une tâche, vous travaillez plus rapidement et avec plus de précision.

En cochant les tâches accomplies, vous vous sentirez épanoui(e) à la fin de la journée et vous vous motiverez à continuer à atteindre vos objectifs.

 

7. Le succès a meilleur goût lorsqu'il y a une récompense à la clé

Des objectifs clairs donnent une orientation à votre journée de travail et vous permettent de rester motivé(e). Qu'il s'agisse d'accomplir une tâche importante ou de suivre votre liste de « to do » chaque jour, les objectifs vous aident à rester concentré(e).

Vous avez atteint un objectif ? Accordez-vous une récompense ! Même petite. Une collation savoureuse ou votre plat préféré peuvent suffire. Cela permet d'entretenir le plaisir de travailler à la réalisation de vos objectifs et de rester motivé(e).

 

Ces conseils vous aideront à organiser votre journée de travail de manière plus efficace, à rester concentré(e) et à tirer le meilleur parti de votre temps.

Êtes-vous prêt(e) à relever un nouveau défi qui vous permettra de mettre immédiatement ces conseils en pratique ?