Checklist: zo bereid je je voor op een flitscontrole van de SIOD

Wat is een flitscontrole? 

De SIOD bestrijdt sociale fraude in ons landen organiseert het hele jaar door aangekondigde flitscontroles. De sociale inspectiediensten voeren deze controles uit. Via de flitscontroles wil de SIOD werkgevers ervan bewustmaken dat ze aan de sociale wetgeving moeten voldoen. Daarom worden de controles aangekondigd via de sociale partners en op de website van de inspectiedienst, zodat werkgevers eventuele fouten op tijd kunnen rechtzetten. 

 

Toch is zo’n flitscontrole niet vrijblijvend. Stellen de inspecteurs een ernstige of herhaalde inbreuk vast? Dan loop je wel degelijk een risico. Daarnaast kan je naast een flitscontrole ook een gewone, willekeurige controle krijgen. En dat gelijk wanneer op het jaar. Als werkgever is het dus een goed idee om de sociale wetgeving op te volgen en ervoor te zorgen dat je altijd wettelijk in orde bent. 

 

 

Wat mogen sociaal inspecteurs doen tijdens een controle?

• Sociaal inspecteurs mogen de werkplaats op gelijk welk moment betreden. 
   
• Ze mogen de identiteitsdocumenten opvragen van alle personen die zich op de werkplaats bevinden. 
   
• Ze mogen verhoren afnemen van iedereen die aanwezig is, ook van tijdelijke medewerkers, vakbondsafgevaardigden en freelancers. Van elk verhoor stelt de sociaal inspecteur een proces-verbaal op. 
   
• Sociaal inspecteurs mogen jouw volledige boekhouding en arbeidsovereenkomsten inkijken, zowel op papier als digitaal. 
   
• Stellen de inspecteurs bepaalde veiligheids- of gezondheidsinbreuken vast? Dan breidt hun bevoegdheid uit. In zo’n geval mogen ze meteen passende maatregelen opleggen. In ernstige gevallen kunnen ze een werkruimte zelfs laten verzegelen. 

 

 

Wat zijn je rechten als werkgever tijdens een controle van de sociale inspectie? 

Als werkgever mag je zwijgen tijdens een controle. Tijdens een verhoor mag je je laten bijstaan door een advocaat. Let wel: je mag een controle niet actief tegenwerken. Dan bega je namelijk een misdrijf. 

 

 

Deze documenten moet je kunnen voorleggen tijdens een sociale controle 

Gelijk wat je bedrijfsactiviteit is, als werkgever moet je de volgende documenten sowieso kunnen voorleggen aan de sociaal inspecteur: 

 

• De bewijzen dat je onderneming ingeschreven is bij de KBO, de RSZ en een sociaal verzekeringsfonds. 
   
• De DIMONA-aangiftes voor al je medewerkers: zowel voor je vaste medewerkers als je uitzendmedewerkers, flexi-jobbers, jobstudenten en andere extra’s. 
   
• Het arbeidsreglement met alle werkroosters en loongegevens. Wijken bepaalde medewerkers af van hun werkroosters? Zorg dan dat je kan tonen hoe je die afwijkingen registreert en verwerkt. 
   
• Alle arbeidsovereenkomsten met eventuele bijvoegsels. 
   
• De arbeidsongevallenverzekering van je onderneming. 

 

Afhankelijk van de sector waarin je werkt, komen daar nog enkele documenten bij. Op de website van de SIOD vind je per sector een handige checklist. Tijdens het onderzoek kan een sociaal inspecteur nog bijkomende documenten opvragen. Zie deze checklist dus eerder als een minimum. 

 

 

Wat als je uitzendmedewerkers tewerkstelt? 

In dat geval moet je de overeenkomst met het uitzendkantoor kunnen voorleggen. Ook de arbeidsovereenkomst tussen de uitzendmedewerker en het uitzendkantoor moet (digitaal) aanwezig zijn. 

 

Werk je via Accent? Dan nemen wij de administratie rondom je uitzendmedewerkers volledig van je over. Daardoor ben je als werkgever altijd wettelijk in orde. Zo behandelen we ook alle eventuele inspectiedossiers rondom je uitzendmedewerkers. 

 

 

Wat als je flexi-jobbers tewerkstelt? 

Dan moet je over een raamovereenkomst en een flexi-overeenkomst beschikken. Daarnaast moet je de tijdsregistratie kunnen bewijzen. Als je flexi-jobbers via een uitzendkantoor inzet, valt de verplichting van de raamovereenkomst weg. 

 

Goed om te weten: via het digitale platform van ons zusterbedrijf Nowjobs verloopt de administratie van je flexi-jobbers, jobstudenten en bijverdieners automatisch volgens de regels. Daardoor loop je als werkgever geen enkel risico. 

 

 

Wat als je niet-Belgen tewerkstelt? 

Voor elke niet-Belgische gedetacheerde medewerker moet je over een A1-attest en een Limosamelding met L1-document beschikken. Komen sommige medewerkers van buiten de Europese Unie? Dan heb je voor hen ook een arbeidskaart of een gecombineerde vergunning nodig. 

 

Wil je niet-Belgische medewerkers rekruteren? Accent beschikt over een gespecialiseerde afdeling die jou hierbij helpt en die alle nodige sociale documenten voor je regelt. Zo zijn zowel je medewerkers als je bedrijf volledig beschermd. 

 

 

Wat als de sociaal inspecteur inbreuken vaststelt? 

De sociaal inspecteur beslist zelfstandig hoe die het onderzoek voert, welke documenten die opvraagt, wie die ondervraagt en welke maatregelen die neemt wanneer die een inbreuk vaststelt. 

 

Vaak bepaalt de ernst van de inbreuk welke maatregel je opgelegd krijgt. 

 

• Zo kan je een waarschuwing krijgen. Je krijgt dan de kans om de inbreuk tegen een bepaalde datum recht te zetten. 
   
• De inspecteur kan een regularisatie eisen. Daarbij moet je de inbreuk met terugwerkende kracht rechtzetten. Meestal gaat de inspectie hierbij tot drie jaar terug in de tijd. 
   
• Wanneer de inspecteur ernstige of herhaalde inbreuken vaststelt, kan die een proces-verbaal opstellen. Dat kan leiden tot een geldboete of zelfs verdere strafrechtelijke vervolging. Afhankelijk van de ernst van de feiten. 

 

Ben je het niet eens met de maatregelen van de sociaal inspecteur? Dan kan je in beroep gaan bij de arbeidsrechtbank. 

 

 

Tips waarmee je je optimaal voorbereidt op sociale controles 

Als werkgever doe je er goed aan om de sociale wetgeving altijd te volgen. Zo ben je ook tijdens een onaangekondigde controle wettelijk in orde. Deze tips helpen je alvast op weg: 

 

1. Hou een digitale of fysieke map bij waarin je alle verplichte sociale documenten verzamelt. Contacteer je sociaal secretariaat om je hierbij te helpen als je niet goed weet waar begonnen. 
    
2. Check regelmatig je arbeidsovereenkomsten, DIMONA-aangiftes, loonadminstratie en werkroosters. Wijken bepaalde medewerkers af van hun werkroosters? Controleer dan of dit correct wordt geregistreerd. 
    
3. Zorg dat je ook voor je uitzendmedewerkers, flexi-jobbers, jobstudenten en bijverdieners over de nodige documenten beschikt. 
    
4. Ga extra kritisch door de documenten van je deeltijdse medewerkers. Een sociaal inspecteur zal voor die medewerkers altijd nagaan of de geplande en effectief gepresteerde uren gelijk zijn. 
    
5. Informeer je leidinggevenden, zodat ze weten wat ze moeten doen tijdens een controle. 
    
6. Zorg ervoor dat je veiligheids- en welzijnsbeleid up-to-date is en dat het gerespecteerd wordt op de werkvloer. Vraag hiervoor eventueel advies of bijstand aan je externe preventiedienst. 
    
7. Voer zelf een kritische proefcontrole uit alsof je een sociaal inspecteur bent. 

 

 

Altijd in orde als klant van Accent 

Als werkgever en ondernemer focus je je graag op wat écht belangrijk is. Daarom nemen wij de administratie van je uitzendmedewerkers volledig uit handen. Daardoor voldoe je als werkgever altijd aan de sociale wetgeving. Interesse in een samenwerking?