Zo maak je van een afwijzing een positieve ervaring

Waarom steek je beter tijd in een afwijzing?

Stel jezelf even in de plaats van een sollicitant. Die botst op je vacature ... en ziet zichzelf al helemaal op jouw werkvloer staan. Daarom kruipt die meteen achter de laptop. Dik twee uur later verstuurt die jou een professioneel cv en een knappe motivatiebrief. En dan? Afwachten! 

 

Je voelt het waarschijnlijk al aan: wanneer jij zo’n gemotiveerde sollicitant niet uitnodigt op gesprek, stel je die teleur. Toch laat jouw afwijzing niet per se een negatieve indruk na. Integendeel, zelfs een afgewezen kandidaat kan fan worden van jouw bedrijf. 

 

Daardoor solliciteert die later misschien opnieuw en ontstaat er dan wél een mooie samenwerking. Of misschien raadt die persoon jouw bedrijf aan bij vrienden, familie of collega’s en heb je er dus een waardevolle ambassadeur bij. Redenen genoeg om tijd te steken in een afwijzing. 

 

 

Wanneer laat je de sollicitant iets weten?

Kruip opnieuw in het hoofd van een sollicitant. Die droomt van een nieuwe job en wil natuurlijk zo snel mogelijk een reactie van jou krijgen. Weken zitten wachten op nieuws? Da’s best zenuwslopend. 

 

Stuur elke kandidaat daarom een mail waarin je laat weten dat je de sollicitatie goed ontvangen hebt. Vermeld daarbij wanneer ze meer nieuws mogen verwachten. Deze info kan je trouwens ook in de vacaturetekst plaatsen. 

 

Maak je reactietermijn niet te lang. Sluit je een vacature af? Probeer dan om binnen de twee weken alle sollicitanten te contacteren. Ook daarna blijft je reactietijd belangrijk. Nodig je iemand uit op gesprek? Laat dan weten wanneer je een beslissing neemt. 

 

 

Stuur je een mail of bel je iemand op? 

Nodig je een kandidaat niet uit op gesprek? Dan kan je dat via mail laten weten. Kwam de sollicitant wel langs, maar kies je daarna toch voor iemand anders? Dan deel je de afwijzing beter via een telefoongesprek. 

 

Gelijk welk communicatiemiddel je kiest: pak het persoonlijk aan. Spreek iemand aan met de voornaam en gebruik je in plaats van u. Haal kort aan over welke sollicitatie je belt of mailt en breng meteen daarna het slechte nieuws. Zo schep je snel duidelijkheid en hou je de kandidaat niet aan het lijntje. 

 

 

Wat zeg je wel en wat niet?

“We ontvingen heel wat kandidaturen. Spijtig genoeg ben je daardoor niet weerhouden”: zo’n standaardboodschap stuur je beter niet. Een sollicitant wil weten waarom je deze beslissing neemt. Geef dus eerlijke feedback waarmee de kandidaat aan de slag kan. Haal daarbij niet alleen negatieve, maar ook positieve elementen aan. 

 

Schrijf dus liever: “We ontvingen 20 kandidaturen. Je behoort tot onze top 5, maar we kiezen voor iemand die al 3 jaar leidinggeeft aan een klein team. Je motivatie is aanstekelijk, je hebt duidelijk veel vakkennis. Maar voor deze functie zoeken we iemand die al wat ervaring heeft met het coachen van collega’s.” 

 

De sollicitant kan hierna zelf beslissen hoe die omgaat met jouw feedback: 
 

• Ik zoek naar een andere job waarvoor geen ervaring als leidinggevende vereist is. 
• Ik volg een cursus over coachend leiderschap om mijn cv sterker te maken. 
• Ik blijf bij mijn huidige werkgever en probeer om door te groeien, zodat ik daar mijn eerste ervaring als leidinggevende kan opdoen.
• ... 
   

Toegegeven: het kost meer tijd om sollicitanten persoonlijke feedback te geven. Toch is het vooral hiermee dat je een positieve indruk maakt op kandidaten. Ze voelen dat je moeite voor hen doet en dat je hen waardeert. Daardoor ervaren ze jou als een goeie potentiële werkgever. 

 

 

Wat met de verdere toekomst? 

Soms zie je veel potentieel in een kandidaat, maar is er toch geen match met de vacature of is een andere sollicitant net iets beter. Laat je dat talent niet graag door je vingers glippen? Bied dan eventueel een alternatieve vacature aan. Of vraag of je de gegevens van de kandidaat mag bijhouden voor je werfreserve. Heeft de sollicitant een LinkedIn-profiel? Stuur die dan een connectieverzoek, zodat je elkaar in de toekomst makkelijk kan bereiken. 

 

 

Nog enkele do’s en don’ts 

Tot slot nog enkele tips waarmee je een goeie indruk maakt op sollicitanten, ook al kies je uiteindelijk voor een andere kandidaat: 
 

• Reageer op elke sollicitatie. 
• Bedank de sollicitant voor de interesse in je bedrijf en je vacature. 
• Wens de kandidaat succes met de verdere zoektocht. 
• Stuur je je afwijzing per mail? Laat dan weten dat de sollicitant je mag opbellen als die een nabespreking wil. 
• Discrimineer niet wanneer je een kandidaat afwijst. Een sollicitant weigeren op basis van geslacht, huidskleur, origine, geaardheid, leeftijd, religie, politieke overtuiging ... is niet wettelijk.

 

 

Laat je de selectie liever over aan een professional? 

Neem dan contact op met het Accent-kantoor in je buurt. Wij komen bij je langs en stellen een aantrekkelijke vacaturetekst op. Daarna screenen we alle sollicitanten. Kandidaten die afvallen, brengen we persoonlijk op de hoogte. De talenten die volgens ons wel matchen met je vacature? Die stellen we graag uitgebreid aan je voor.