Axelle- Jouw virtuele job assistent
Altijd onlineHallo! 👋 Ik ben Axelle, je virtuele job assistent. Ik ga graag samen met jou op zoek naar je volgende job. Om je zo goed mogelijk te kunnen helpen, zal ik je eerst enkele vragen stellen. Hoe meer info jij deelt, hoe beter ik kan inschatten welke jobs ik aan jou mag voorstellen. Eerst en vooral, wat is je naam en naar welke job ben je op zoek?
Net voor je verlof nog snel je out-of-office bericht instellen? Dat is meestal een van de laatste dingen waar je aan denkt. En dat merk je ook bij collega’s... Sommige afwezigheidsberichten zijn zo droog dat je er spontaan dorst van krijgt.
Met dat kleine tekstje krijg je de kans om op te vallen. In deze blog delen we praktische tips en leuke voorbeelden om het beter te doen. Zo spring je eruit, zelfs als je er eventjes niet bent.
Een standaard “ik ben afwezig tot…” doet zijn werk, maar blijft niet hangen. Om je het denkwerk te besparen, verzamelden we een reeks tips en concrete voorbeelden die je helpen een out-of-office te schrijven die wél opvalt.
Een goed out-of-office bericht doet drie dingen:
Maar een sterke out-of-office doet meer. Het zegt ook iets over jou. Ben je iemand die snel schakelt of net duidelijk je grenzen trekt? Werk je strikt en professioneel of eerder losjes en luchtig? Een originele OOO valt op en blijft hangen bij collega’s en klanten.
1. Wees kort maar compleet
Geef aan van wanneer tot wanneer je afwezig bent, of je je mails leest en wie ze kunnen contacteren bij dringende vragen. Benoem ook wat jij onder “dringend” verstaat.
2. Geef duidelijk aan wie je vervanger is
Vermeld de naam, het e-mailadres en eventueel het telefoonnummer. Spreek vooraf goed af of die persoon beschikbaar is en breng hem of haar tijdig op de hoogte van de periode waarin jij afwezig bent.
3. Pas je toon aan je lezer aan
Collega’s kunnen best een speels bericht aan. Klanten verwachten eerder iets professioneels, maar ook daar hoeft het niet kil te zijn.
1. Speels en herkenbaar
“Je dacht waarschijnlijk: “Die reageert snel.”
Helaas, want ik ben out-of-office.
Nee, ook niet ‘een beetje bereikbaar’. Mijn telefoon gebruik ik deze week alleen om vakantiefoto’s te maken.
Ik ben terug op maandag 22 juli. Dringend? Mail dan gerust mijn collega An via [e-mail].
Groetjes,
Jonas”
Deze boodschap is kort, duidelijk en volledig. De afwezigheidsperiode staat erin, de vervanger wordt genoemd en er wordt op een luchtige manier aangegeven dat de verzender echt even offline is.
2. Kort, luchtig, to-the-point
Mensen kijken al hele dagen naar schermen. Niemand zit dus te wachten op een lap tekst. Maak je out-of-office dus kort, helder en prettig om te lezen. Zoiets:
“Hallo,
Je hebt de inbox van [naam] bereikt. Je mail blijft hier veilig liggen tot ik terug ben.
Waar ik zit? In Firenze.
Ik neem voorlopig geen beslissingen. Alleen over pizza of pasta.
Terug op 4 november.
Toch iets dringend? Mail dan naar [collega] op [e-mailadres]. Groetjes”
3. Voeg wat drama toe
Soms mag het allemaal wat minder serieus. Zeker als je enkel collega’s aanspreekt. Dan kan je out-of-office gerust wat creatiever zijn. Je kan er wat drama of fantasie aan toevoegen, zolang de boodschap duidelijk blijft.
Voorbeeld:
“Ik ben momenteel op missie in het eilandrijk Bali. Samen met enkele kompanen strijd ik tegen zongeesten en mysterieuze regenwinden.
Doel: rust en balans herstellen in jungle, tempels en strandstoelen.
Als alles goed gaat (en ik genoeg kokoswater heb gedronken), ben ik terug op 19 augustus. Tot die tijd kan je contact opnemen met [naam], die dapper is thuisgebleven”
Tot binnenkort, hopelijk.”
Deze voorbeeld gebruik je best enkel intern, niet bij klanten. Daar hou je het beter professioneel. Een vleugje humor kan, maar dit is wat overdreven voor extern gebruik. In de meeste mailprogramma’s kan je trouwens een aparte versie instellen voor mensen binnen of buiten je organisatie. Zo stem je je toon af op wie je mailt.
4. Inspirerende quote als opener
Trek de aandacht door een passende quote te gebruiken als opener. Als voorbeeld:
“De wereld is een boek, en wie niet reist, leest slechts één bladzijde.” – Augustinus
Ik ben momenteel op avontuur in Tenerife en dus even niet bereikbaar. Voor dringende vragen kan je terecht bij: [naam + e-mail]. Ik antwoord zodra ik terug ben op [datum].
5. Nog enkele zinnen die je kan gebruiken
"Het slechte nieuws: ik ben out-of-office. Het goede nieuws: ik ben out-of-office."
"Paniek? Geen zorgen, mijn collega staat paraat. ChatGPT misschien ook."
"Momenteel aan het genieten van mijn mid-20 life crisis. Graag na [datum] opnieuw proberen."
"Ik ben tijdelijk op vliegtuigmodus in de Caraïben. Terug op post vanaf [datum]"
Zit je even zonder inspiratie? ChatGPT kan je perfect helpen om een leuke out-of-office te schrijven. We hebben alvast een kant-en-klare prompt voor je opgesteld die je gewoon kan kopiëren en plakken in ChatGPT:
“Schrijf een vriendelijk, duidelijk en creatief out-of-office bericht dat begint met een inspirerende quote of grappige opening, uitlegt dat ik tijdelijk afwezig ben (op vakantie), vermeldt wanneer ik terug ben en of ik mijn e-mail lees of niet, en daarnaast één of twee praktische contactpersonen noemt voor dringende zaken. Maak het bericht luchtig en toegankelijk, maar wel professioneel.”
Wij probeerden het al even uit voor je:
“Ik ben even offline aan het opladen – nee, niet mijn laptop, maar ikzelf.
Ik ben met vakantie tot maandag 22 juli. In deze periode lees ik mijn mails niet.
Dringend? Mail Els (HR) via els@accentjobs.be of Tom (klanten) via tom@accentjobs.be.
Tot binnenkort, opgeladen en met goesting om er weer in te vliegen.”
Een out-of-office hoeft niet saai te zijn. Het is een kleine kans om je stijl, toon en grenzen te laten zien. Hou het simpel, maak het herkenbaar en durf er wat van jezelf in te steken.
