Loopt je team vast deze zomer? Zo los je het op

Scan je situatie in 30 minuten 

Voordat je in actie schiet, neem je even afstand. Blokkeer een half uur in je agenda en breng de de grootste knelpunten in kaart. 

 

• Wat is echt prioriteit? Voor welke klanten of partners moet je snel actie ondernemen? Welke taken zijn dringend en wat kan best nog een week wachten? Vaak overschatten we de dringendheid van bepaalde to do’s. Maak dus een scherpe, eerlijke analyse. 
   
• Wie draagt het meeste gewicht? Kijk naar je aanwezige teamleden en ga na wie momenteel de grootste werklast op zich neemt. Springen enkele namen ertussenuit? En vangen die mensen heel wat taken op die normaal over een groter team verdeeld worden? Dan zitten die collega’s waarschijnlijk op hun limiet. 
   
• Waar is er nog ruimte? Zijn er medewerkers die momenteel minder werkdruk ervaren? Staat er een vergadering in de agenda die prima naar september kan verhuizen? Wanneer je bewust naar extra ruimte zoekt, vind je ongetwijfeld enkele opportuniteiten. 

 

 

Drie quick wins die meteen verlichting brengen 

Toegegeven: op een half uur tijd maak je geen uitgebreide analyse. Toch schep je hiermee een helder beeld, waardoor je gericht kan ingrijpen. Via deze quick wins breng je snel verlichting. 

 

 

1. Schrap of verschuif alles wat niet prioritair is 

Deel de prioriteiten met je team en vraag hen om zich vooral daarop te focussen. Geef hen daarbij de toestemming om andere taken te verschuiven naar een later moment of zelfs te schrappen. Daardoor krijgt je team ademruimte. 

 

 

2. Herverdeel de taken 

Organiseer een kort overlegmoment met je aanwezige medewerkers. Vraag hen welke taken momenteel op hun planning staan, wat ze overnemen van afwezige collega's en in welke mate hun takenpakket werkbaar is. 

 

Sta open voor eerlijke antwoorden en herverdeel de taken waar nodig. Zo voorkom je dat er te veel werk op hetzelfde paar schouders belandt en dat sommige mensen overbelast raken. 

 

 

3. Communiceer open naar klanten en partners 

Communiceer transparant naar je klanten en partners. Stuur hen bijvoorbeeld een e-mail waarin je laat weten dat de reactietijd momenteel iets hoger ligt dan gewoonlijk, maar dat je hun vragen sowieso beantwoordt. 

 

Open communicatie straalt vertrouwen en professionaliteit uit. Het vermijdt dat je klanten gefrustreerd raken omdat ze niets vernemen en het haalt de druk weg bij je team om de gewoonlijke reactietijden te behalen terwijl ze op halve bezetting draaien. 

 

 

Zo bied je je team extra ondersteuning 

Verlies tijdens de zomer het menselijke aspect niet uit het oog. Focus je dus niet alleen op de takenlijst, maar ook op de mensen die deze to do's moeten afwerken. Zo zorg je ervoor dat je teams volhouden in plaats van afhaken. 

 

 

Vraag je mensen oprecht hoe het gaat 

Het klinkt heel eenvoudig, toch doen weinig zaakvoerders en leidinggevenden het: vraag je collega's hoe het gaat en wat hen vandaag zou helpen om wat meer ademruimte te creëren. 

 

Zeker tijdens drukke periodes veranderen korte, open gesprekken de dynamiek. Je medewerkers voelen zich hierdoor gehoord. En het laat jou toe om de planning snel bij te sturen zodra je merkt dat iemand in het rood gaat. 

 

 

Bied extra flexibiliteit waar mogelijk 

Zorg ervoor dat je aanwezige medewerkers voldoende kunnen loskoppelen van het werk. Wat extra flexibiliteit kan hen daarbij helpen. 

 

Laat bijvoorbeeld toe dat ze 's morgens wat vroeger starten, waardoor ze in de namiddag eerder naar huis kunnen. Sta een extra thuiswerkdag toe. Of laat iedereen op vrijdag een uurtje eerder naar huis gaan. Zie deze inspanningen als een investering in de veerkracht van je team. 

 

 

Uit je waardering 

Toon je medewerkers dat je hun extra inspanningen op prijs stelt. Een persoonlijke bedanking of een complimentje tijdens een overlegmoment kost niets, al is het effect ervan best groot. Want zo voelen je mensen zich gezien, ook op momenten waarop de werkdruk hoog ligt.