Alles wat u moet weten over de nieuwe klokkenluidersrichtlijnen

Wat is de klokkenluidersrichtlijn?  

Klokkenluiders zijn medewerkers die wantoestanden op het werk aanklagen. In het Belgisch Staatsblad zijn nu richtlijnen gepubliceerd om klokkenluiders beter te beschermen. Daarnaast moet deze nieuwe wetgeving private organisaties helpen om wantoestanden in een vroeg stadium op te sporen en te behandelen. Deze richtlijnen zijn er gekomen naar aanleiding van de Europese Klokkenluidersrichtlijn.  

Op welke ondernemingen is de klokkenluidersregeling van toepassing?

De klokkenluidersregeling is van toepassing op alle ondernemingen in de private sector. Elke onderneming (juridische entiteit) die minstens 50 medewerkers telt is verplicht om, in het kader van deze nieuwe wetgeving, een intern meldingskanaal in het leven te roepen.  

Voor ondernemingen die minder dan 50 medewerkers tellen, geldt deze verplichting niet, met uitzondering van bedrijven die actief zijn in de financiële sector.  

Het exacte aantal medewerkers wordt berekend op dezelfde manier als voor de sociale verkiezingen.  

Wie kan gezien worden als klokkenluider?

Een klokkenluider (of melder) is iemand die werkzaam is in de private sector en informatie heeft verkregen in een werkgerelateerde context. Onder deze omschrijving vallen onder andere: werknemers, zelfstandigen, aandeelhouders en personen die behoren tot het bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van een onderneming (niet bij het dagelijks bestuur betrokken leden inbegrepen), vrijwilligers, stagiairs en iedereen die werkt onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers en leveranciers.  

Op welke manier kunnen inbreuken worden gemeld?  

De regering heeft drie kanalen in het leven geroepen voor klokkenluiders in de private sector: 

1. Een intern meldingskanaal binnen de onderneming (enkel verplicht voor ondernemingen met 50 of meer medewerkers en voor bedrijven in de financiële sector) 

2. Een extern meldingskanaal bij de overheid (de federale ombudsman) 

3. Een openbaarmaking (onder strikte voorwaarden) 

De klokkenluider kiest zelf wat het meest geschikte meldingskanaal is.  

Welke stappen moet u als werkgever nu ondernemen?

Heeft u 50 of meer medewerkers in dienst of is uw onderneming werkzaam in de financiële sector? Dan is het belangrijk om kanalen en procedures voor een interne melding en de opvolging daarvan op te zetten.  

1. Een intern meldingskanaal installeren dat minstens voor alle eigen medewerkers beschikbaar is. Meldingen kunnen opgevolgd worden door een onafhankelijke persoon of dienst die daarvoor bevoegd is. U kunt ervoor kiezen om het meldingskanaal binnen de organisatie te installeren of uit te besteden aan derden. 

   U kan ervoor kiezen het interne meldingskanaal ook open te zetten voor andere categorieën klokkenluiders dan de eigen medewerkers (zie vorige vraag), maar dit is niet verplicht.  

   Het meldingsplatform moet voldoen aan verschillende vereisten: de toegang tot het kanaal moet voldoende beveiligd zijn, meldingen moeten mondeling en/of schriftelijk kunnen worden gedaan, de identiteit van de melders moet vertrouwelijk behandeld worden, enz. Bedrijven die meer dan 250 medewerkers tellen, moeten ook de mogelijkheid aanbieden om een anonieme melding te doen. 

2. Duidelijk communiceren naar medewerkers. Als werkgever is het uw verantwoordelijkheid om duidelijk te communiceren over de beschikbare meldingskanalen en de informatie te publiceren op een plaats die toegankelijk is, zoals bijvoorbeeld het arbeidsreglement.  

3. Een register bijhouden. Elke ontvangen melding moet in een register worden bijgehouden. De verantwoordelijke die de meldingen opvolgt, moet binnen de zeven kalenderdagen een ontvangstbevestiging sturen. ten laatste drie maanden na de melding, moet de melder feedback krijgen over zijn melding.  

Wat is de deadline voor het meldingskanaal? 

Bedrijven die minder dan 250 medewerkers tellen, hebben de tijd tot 17 december 2023 om een intern meldingskanaal op te zetten. Van bedrijven met meer dan 250 medewerkers wordt verwacht dat dit in orde is tegen 15 februari 2023. 

Welke inbreuken kunnen worden aangeklaagd?

Klokkenluiders die informatie over inbreuken melden, moeten deze informatie verkregen hebben in een werkgerelateerde context. Bovendien is de wetgeving enkel van toepassing indien er een inbreuk plaatsvindt op één van de volgende domeinen: 

• overheidsopdrachten;  

• financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;   

• productveiligheid en productconformiteit;  

• veiligheid van het vervoer;   

• bescherming van het milieu;   

• stralingsbescherming en nucleaire veiligheid  

• veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;   

• volksgezondheid  

• consumentenbescherming;  

• bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;  

• bestrijding van belastingfraude;  

• sociale fraudebestrijding. 

Welke bescherming geniet de klokkenluider? 

Klokkenluiders die een inbreuk signaleren, worden vanaf dat moment onder concrete voorwaarden beschermd tegen represailles in de breedste zin van het woord. Deze beschermingsmaatregelen gelden niet alleen voor interne medewerkers, maar ook voor alle personen die verbonden zijn met de melders en ook slachtoffer kunnen worden van represailles in een werkcontext (zoals collega’s of familieleden). Daarnaast heeft de klokkenluider recht op ondersteuningsmaatregelen, zoals advies of rechtsbijstand.

Welke sancties kunt u krijgen? 

Schiet u niet (of te laat) in actie? Het sociaal strafwetboek voorzien sancties voor inbreuken op de regels over de intenre melding en/of geen register bijhouden. Daarnaast voorziet ook de klokkenluiderswet zelf een sanctie voor het belemmeren van meldingen of het nemen van represailles tegen melders.